Jak zmieścić się w ustalonym czasie wystąpienia?
Największą zmorą i czynnikiem stresującym w czasie wystąpień publicznych jest konieczność trzymania się ustalonego czasu wystąpienia. O ile jest to program telewizyjny albo debata, czy panel dyskusyjny, gdzie jest osoba prowadząca i to ona kontroluje czas – nie ma problemu. Po prostu zdajemy się na nią i mamy z głowy ten problem. Gorzej, gdy mamy ustalone spotkanie z zarządem na godzinę, szkolenie na 3 godziny, czy wystąpienie na konferencji na 20 minut. I to my jesteśmy odpowiedzialni za wykorzystanie czasu. Wtedy zaczyna się trudność. Bo nie może być za krótko, ani za długo.
Nie możesz skończyć 20-minutowego wystąpienia po 10 minutach, bo zostaniesz uznany za mało kompetentnego, jeżeli nie masz nic więcej do powiedzenia, nie wspominając już o tym, że jeżeli ktoś inny wykupił swój udział w konferencji i zapłacił za to, by słuchać cię przez 20 minut, to możesz mieć spory problem, gdy tego nie dostarczysz.
Nie możesz też takiego wystąpienia nadmiernie przedłużyć. To potwornie irytuje ludzi i sprawia wrażenie, że jesteś niekompetentny, bo skoro nie panujesz nad czasem, to wątpliwe byś był w stanie zapanować nad bardziej złożonymi rzeczami. Przedłużając zabierasz ludziom ich własny czas na rzecz własnej wygody. Dlaczego twoja wygoda ma być ważniejsza niż ich czas? Nie może tak być.
Dlatego najlepiej jest wstrzelić się idealnie w ten czas, który masz przeznaczony na swoje wystąpienie. Jak to zrobić? Nie jest to łatwe, ale podam ci kilka sposobów, które ja stosuję. Być może – jeżeli dotychczas miałeś z tym problem – teraz będzie ci trochę łatwiej panować nad czasem.
* Spójrz na swój styl mówienia. Czy jesteś gadułą i mistrzem niekończących się dygresji, czy nie przepadasz za potokiem słów i mówisz krótko i konkretnie? Od tego będzie zależało to, jak ułożysz swoje wystąpienie w czasie. Ja należę do tego drugiego typu osób, czyli mówię mniej, konkretniej i krócej. Muszę mieć więc to na uwadze planując czas, bo to oznacza, że prawdopodobnie zostanie mi tego czasu sporo, muszę w związku z tym zapewnić sobie i uczestnikom jakieś dodatkowe informacje, przykłady, materiały, itp., które wypełnią cały czas i wciąż będą atrakcyjne i ciekawe. Osoby gadatliwe i robiące wiele dygresji będą natomiast musiały zadbać o to, by te dygresje miały sens w kontekście danego tematu wystąpienia, a także albo częściowo poskromić swój zapęd do nieustannego mówienia, albo zdecydować, że pokażą mniej materiału, żeby zmieścić się z gadaniem i materiałem. Pamiętajmy, że każda tego typu decyzja musi przede wszystkim wspierać cele wystąpienia i być korzystna dla uczestników. Nie można uznać, że „skoro jestem gadułą, to będę sobie gadać co ślina na język przyniesie, a potem powiem parę zdań w temacie i jakoś to się poukłada”.
* Jeden slajd na dwie minuty. To taka ogólna zasada, o której można przeczytać w różnych tekstach na temat prezentacji. Pamiętajmy jednak, by podejść do niej z głową. Jeżeli pokazujesz slajdy i masz na nich tabelki, wykresy, które będziesz omawiać, jakieś wyliczenia – to dwie minuty to będzie pewnie za mało czasu. Z drugiej strony, jeżeli masz slajd ze zdjęciem i jednym słowem napisanym na nim, które jest puentą poprzednich slajdów – to dwie minuty to może za wiele czasu, bo uczestnikom wystarczy, że to zobaczą. A zobaczenie trwa kilka sekund, nawet jeżeli zostawisz przestrzeń do wybrzmienia, ułożenia emocji, refleksji, to niech to będzie powiedzmy max 20 sekund. Zostaje ci ponad 1,5 min pustego czasu i nie możesz oczywiście tkwić w takiej bezsensownej luce, ani paplać trzy po trzy, byle zapełnić czas, tylko musi to mieć ręce i nogi, pójdziesz więc dalej z programem. Może teraz te 1,5 minuty wyda ci się bez znaczenia, ale jeżeli twoje wystąpienie trwa dłużej i takich sytuacji będziesz mieć 10, to już jest 15 minut niezagospodarowanego czasu.
* Przećwicz sobie swoje wystąpienie. W domu, od początku do końca, mówiąc te rzeczy, które powiesz podczas wystąpienia. Większość zaleca zrobienie tego na głos, tak, jakby to już było nasze wystąpienie. Ja jednak nigdy w taki sposób nie ćwiczyłam, nie za bardzo mam możliwość (i – przyznaję – ochotę) na epatowanie całego domu swoim wystąpieniem. Przygotowuję się i ćwiczę wystąpienie przechodząc przez nie w głowie. Jeżeli mam slajdy – przechodzę przez nie kolejno i mówię sobie w myślach to, co powiem na żywo. Dzięki temu mniej więcej mam pogląd na to, ile czasu mi zajmie całość. Nie wydaje mi się, żeby ćwiczenie „w głowie” dramatycznie zmniejszało jakość mojego przygotowania, tak jest dla mnie dobrze i to działa. Jeżeli też tak będziesz robić – pamiętaj o tym, że mówimy wolniej niż czytamy i myślimy, czyli do czasu, który wyjdzie ci z przygotowań, dodaj trochę na rzecz tego, że będziesz mówić naprawdę, a nie tylko w głowie.
* Dolicz czas na rozpoczęcie i zakończenie. Co się na to składa? Na przykład ogarnięcie sprzętu, mikrofonu, przedstawienie się, powiedzenie czegoś o sobie, wprowadzenie do tematu, czas na pytania uczestników i twoje odpowiedzi na nie, podsumowanie, pytania twoje do uczestników, zachęcenie do kontaktu z tobą, wspomnienie o interesującej literaturze na temat, itp. Tutaj zdradliwy będzie czas na pytania uczestników. Bo możesz mieć zatrzęsienie pytań, które nie pozwoli przejść ci dalej, a możesz nie mieć żadnego pytania i wtedy masz lukę w czasie. Rozwiązanie tego problemu zależy od tego, jakiego rodzaju jest to wystąpienie. Na konferencji możesz z góry narzucić „proszę o ostatnie pytanie, a pozostałe osoby zapraszam do kontaktu na przerwie”, ale na spotkaniu z klientem albo prezesem raczej nie możesz tak powiedzieć, bo to może być dla ciebie zbyt kosztowne. Musisz więc wysłuchać i odpowiedzieć na wszystkie pytania. Co zatem z dalszą częścią wystąpienia? O tym mówi kolejny punkt.
* Zidentyfikuj kluczowe elementy swojego wystąpienia. Czyli te rzeczy, o których musisz powiedzieć, choćby się waliło i paliło. Może to być zaledwie kilka najważniejszych zdań, liczb, itp. Zrób to po to, żeby umieć sobie poradzić w sytuacji awaryjnej, w której zdarzy się coś nieprzewidzianego, albo zostaniesz zasypany pytaniami na jakiś temat, który zainteresuje odbiorców, a potem zostanie ci już mało czasu na przeprowadzenie wystąpienia w taki sposób, jak planowałeś pierwotnie. Wtedy powiesz po prostu tylko te zdania kluczowe z ewentualnym drobnym jedno- czy dwuzdaniowym komentarzem do nich. Dzięki temu wystąpienie nie będzie wyglądało na „urwane”, tylko ładnie zepnie się w całość, a uczestnicy będą zadowoleni, że otrzymali odpowiedzi na swoje pytania. Zdania kluczowe wykorzystasz też wtedy, gdy okaże się, że co prawda miałeś mówić przez godzinę, ale w ostatniej chwili tak się porobiło, że jednak będziesz mówić tylko przez 10 minut. Nie ma problemu, przygotowując się w taki sposób jesteś gotowy na każdą ewentualność.
Wraz z nabieranym doświadczeniem będziesz coraz lepiej radzić sobie z ogarnianiem czasu swojego wystąpienia. Chociaż dla mnie cały czas jest to jeden z największych stresów – żeby nie było za długo, ani za krótko. Za każdym razem spotyka się innych odbiorców, a oni też w znacznym stopniu wpływają na to, w jaki sposób wystąpienie przebiega w czasie. Mam jednak nadzieję, że ten post chociaż w jakimś stopniu pozwoli ci zmniejszyć stres związany z czasem wystąpienia i solidniej się do niego przygotować.
