Jak się porządnie przygotować do wystąpienia publicznego?

Bazą dobrego wystąpienia jest porządne przygotowanie. Często przygotowywanie się trwa znacznie dłużej, niż samo wystąpienie! Nie wolno lekceważyć tego elementu, bo dzięki niemu zwiększasz szansę na to, że twoje wystąpienie będzie udane, a przede wszystkim zdejmujesz sobie z barków sporo stresu.

 
Przygotowania dzielę na operacyjne i merytoryczne. Być może uznasz niektóre moje propozycje za trywialne i oczywiste, ale nie mogę ich pominąć, bo setki razy widziałam osoby, które dawały słabe wystąpienia z powodu zignorowania oczywistej, wydawałoby się, kwestii.

 
Zatem bez zbędnego przedłużania, oto co trzeba zrobić, żeby się dobrze przygotować i mniej stresować.

 

Przygotowania operacyjne

 
Prezentacja – jeżeli zamierzasz wyświetlać prezentację (nie zawsze jest to konieczne, ale często bardzo pomaga) przygotuj ją na kilka dni przed terminem. Nie na ostatnią chwilę. Jeżeli jesteś osobą stresującą się wystąpieniami – pod żadnym pozorem nie przygotowuj prezentacji w ostatniej chwili. Nie będziesz zadowolony, za to będziesz o wiele bardziej zestresowany, a stres się będzie powiększał tym bardziej, im bardziej będziesz niezadowolony. Masz być zadowolony z tego, jak wygląda twoja prezentacja, bo to doda ci pewności siebie.

 
Czas – dowiedz się jakim czasem dysponujesz. Przećwicz „na sucho” swoje wystąpienie, razem z prezentacją, jeżeli jej zamierzasz użyć, razem z powitaniem, przedstawieniem się, itp. i sprawdź ile zajmuje ci to czasu. Powinieneś przygotować takie wystąpienie, by trwało ono idealnie tyle czasu, ile masz przewidziane. Może trwać kilka minut mniej, ale nie powinno trwać więcej. Powtarzam: nie powinieneś przedłużać swojego wystąpienia, zatem lepiej zrezygnuj z kilku slajdów, ale wypuść ludzi o czasie.

 
Ubranie – przygotuj dzień wcześniej. Nie zajmuj się sprawdzaniem, czy coś jest czyste, albo  prasowaniem, pastowaniem butów, wtedy, gdy za chwilę masz właśnie wychodzić z domu. Zadbaj o to wcześniej, jeżeli nie chcesz czuć pośpiechu i niepewności, które są pierwszymi, by dołożyć ci stresu, a ostatnimi, by polepszyć twoje wystąpienie.

 
Trudne sytuacje – podczas wystąpienia mogą zadziać się rzeczy, których nie przewidzisz. Ale na część z nich jesteś w stanie się przygotować. Dwie najbardziej typowe trudne sytuacje to niedziałający sprzęt (projektor, mikrofon, itp.) i brak prądu. Jeżeli masz zamiar pokazać coś uczestnikom na ekranie, co wymaga sprzętu i prądu, albo wręcz całe twoje wystąpienie opiera się na prezentacji – koniecznie pomyśl zawczasu o tym, że może zdarzyć się taka sytuacja. Ja zwykle przygotowuję sobie wariant awaryjny – czyli myślę o tym, czy i w jaki sposób zmieni się moje wystąpienie pod względem zawartości, jeżeli nie będę mogła pokazać uczestnikom tego, co mam na slajdach. Czasami mogę coś szybko napisać lub narysować na flipcharcie, czasami muszę z czegoś zrezygnować. Warto, by absolutnie najważniejsze rzeczy (wykresy, tabele, grafiki), których nie możesz ominąć, mieć skopiowane na papierze. Miej też wydrukowaną kopię prezentacji dla siebie. Jeżeli nie będziesz mógł pokazać jej uczestnikom, to przynajmniej sam będziesz mógł zerkać na to, o czym mówisz. Umówmy się, prezentacja jest nie tylko dla widzów, jest też dla ciebie i ma za zadanie ci pomagać.

 
Sala – zawsze bądź w miejscu, w którym jest twoje wystąpienie, na godzinę przed jego rozpoczęciem, zwłaszcza, gdy nie znasz sali i gdy masz sporo rzeczy do samodzielnego ogarnięcia przed przyjściem uczestników. To optymalny czas na to, by wszystko sprawdzić, przygotować, oswoić się. Jeżeli masz taką możliwość, możesz być nawet wcześniej niż godzinę przed czasem. Absolutne minimum to pół godziny przy krótszych wystąpieniach (kilkunastominutowych do 2-3 godzinnych) w sali, której nie znasz. Jeżeli występujesz w sali konferencyjnej u siebie w firmie przez kilkanaście minut, a wcześniej w tej sali byłeś milion razy i jesteś na 100% pewny tamtejszego sprzętu – możesz ten czas skrócić, ale w miarę możliwości zawsze postaraj się być wcześniej niż uczestnicy. Będziesz się czuć o wiele bardziej komfortowo, gdy to ty będziesz czekał na nich, a nie oni na ciebie, obserwując każdy twój ruch, gdy podłączasz projektor, kładziesz na stole notatnik, wyciszasz telefon, itp.

set-top-boxes-828550_1280
 

Przygotowania merytoryczne

 
Odbiorcy – kto nimi będzie? Musisz wiedzieć do kogo mówisz, żeby nie popełnić jakiejś gafy i żeby używać odpowiedniego języka i przykładów. Występowałam przed menedżerami, sędziami, urzędnikami, prawnikami, studentami, obcokrajowcami, nauczycielami, specjalistami, pracownikami małych firm i dużych korpo, telewidzami telewizji biznesowej. Różnice wcale nie były ogromne, u mnie polegały głównie na doborze przykładów, anegdot, rodzaju i intensywności dowcipu, ale zdecydowanie dobrze czułam się z wiedzą o tym, jacy ludzie będą na sali.

 
Co chcesz powiedzieć – pewnie masz jakiś zamysł, szkielet tego, co chcesz powiedzieć. Koniecznie przemyśl też cel swojego wystąpienia i zastanów się, co z niego mają zapamiętać. Na 100% nie zapamiętają wszystkiego, a więc do ciebie należy decyzja co chcesz im przekazać w sposób najbardziej dobitny. Żeby się mniej stresować i lepiej wypaść, przygotuj sobie słowa, czy wręcz konkretne zdania, które koniecznie wg ciebie muszą paść. Nie chodzi mi o to, byś pisał sobie całe wystąpienie, a potem uczył się go na pamięć. Nie, tego NIE RÓB. Wypisz sobie po prostu najbardziej kluczowe zdania, które brzmią wg ciebie dobrze i które będziesz chciał wpleść w swoje wystąpienie. Jeżeli używasz prezentacji, możesz przygotowując się zrobić sobie notatki do każdego slajdu. Wynotuj zdania, które muszą paść, przykłady, odniesienia, anegdoty, dane. To jest najlepszy sposób przygotowania się do wystąpienia. Od razu przekonasz się przy tej okazji, czy treść slajdu odpowiada temu, co chcesz przekazać, zwiększysz swoją płynność, „osadzisz się” i zmniejszysz swój stres.

 
Elastyczność czasowa – brzmi troszkę zagadkowo, ale chodzi mi o rzecz banalną. Otóż jeżeli występujesz jako jedna z kilku osób, np. na konferencji, albo jeżeli coś się posypie z punktu widzenia organizacyjnego, musisz być gotowy na to, że nagle okaże się, że masz zupełnie inną ilość czasu na swoje wystąpienie, niż początkowo było to planowane. Zatem oprócz tego, że musisz przygotować się do wystąpienia mieszczącego się w sugerowanym czasie, na wszelki wypadek przygotuj się na sytuację, w której będziesz miał znacznie mniej lub znacznie więcej czasu na swoje wystąpienie. Proszę cię, nie lekceważ tego. Takie rzeczy zdarzają się dość często i niestety nikt z widzów nie będzie się zastanawiał co spowodowało, że jest taka luka czasowa, albo że nagle nie ma jednej przerwy, tylko prelegenci lecą jeden po drugim. Cała odpowiedzialność za niekomfortową sytuację spadnie na ciebie, a przecież tego byś nie chciał. Dlatego przemyśl sobie jak twoja prezentacja się zmieni, gdy okaże się, że masz o połowę mniej czasu oraz gdy okaże się, że masz o połowę więcej czasu. Pomyśl, które elementy będziesz mógł pominąć bez uszczerbku na całości, albo z najmniejszym uszczerbkiem. Pomyśl też o dodatkowych przykładach, anegdotach, case study, którymi będziesz mógł wypełnić czas z korzyścią dla uczestników, gdy okaże się, że masz go do zagospodarowania znacznie więcej.

 
Pytania – postaraj się przewidzieć pytania, jakie mogą zostać ci zadane, i przygotuj sobie odpowiedzi na nie. Przede wszystkim skup się na tych kwestiach, które są sporne, niejednoznaczne, niekomfortowe, czy skomplikowane poznawczo. Pomyśl jakie pytanie na dany temat zadałbyś osobie, którą chciałbyś pogrążyć. Znajdź sobie w głowie odpowiedź na to pytanie, tak, aby w razie czego być na nie gotowym. Nie oznacza to, że ktoś wśród słuchaczy będzie chciał ci zaszkodzić, wręcz przeciwnie, ale na wszelki wypadek naprawdę warto być przygotowanym na najgorsze.

 
 
Przygotowania mogą zająć ci naprawdę sporo czasu, ale nie przejmuj się tym i poświęć tyle czasu, ile będzie trzeba. W czasie wystąpienia to naprawdę widać, kto poświęcił solidną część czasu na przygotowanie i zwykle podoba się to słuchaczom. Jednym z elementarnych sposobów walki z tremą jest gruntowne przygotowanie i zależy ono w pełni od ciebie, od tego, czy zechcesz się go podjąć. Ja polecam.


***************************************************************************************************************************   W grudniu zapraszam na moje szkolenie w Warszawie!

Wystąpienia publiczne bez tremy (10-11 XII 2015) - jak przygotować się do wystąpień, zapanować nad tremą, radzić sobie z trudnymi sytuacjami i dobrze występować na scenie.

  ***************************************************************************************************************************